Büroangestellter in Vollzeit (m/w/d)

Mission der Rolle

Sorge als verlässliches Rückgrat im Büro dafür, dass die BENSO Vision administrativ spürbar wird – mit Struktur, Herz und einem klaren Service-Mindset.

Du unterstützt unsere Mission, Kindern und Familien durch Kampfkunst innere Stärke zu geben, indem du einen stabilen, vertrauenswürdigen und effizienten Rahmen im Hintergrund sicherstellst.

Ausrichtung am BENSO Purpose

„Wir schaffen einen Raum, in dem Menschen wachsen.“

Die Büroarbeit ist kein Selbstzweck – sie ermöglicht alles, was auf der Matte geschieht: klare Abläufe, zufriedene Eltern, geordnete Finanzen, professionelle Kommunikation. Du trägst mit jedem Anruf, jeder E-Mail und jeder sauberen Liste aktiv dazu bei, dass wir unserem Purpose gerecht werden.

Kernkompetenz: Struktur

BENSOs zentrale Stärke ist Struktur – und genau diese bringst du als Büroangestellter ins Tagesgeschäft:

                  •               Du gibst Dingen eine klare Ordnung.

                  •               Du sorgst für Verlässlichkeit und Vorhersehbarkeit.

                  •               Du hältst das System am Laufen – ohne Drama, dafür mit System.

Outcomes (konkrete, messbare Ziele innerhalb von 12 Monaten)

Bereich
Ziel
Messgröße

• Mitgliederverwaltung
  Alle Mitgliederdaten vollständig und aktuell halten
  0 veraltete oder fehlende Daten im System

• Erreichbarkeit & Kommunikation
  90 % aller Anfragen (E-Mail, Telefon, persönlich) innerhalb von 24 h bearbeiten
  Ticketsystem / Rückmeldungen / Feedback

• Zahlungsabwicklung
  Außenstände unter 3 % pro Monat halten durch aktive Betreuung
  Monatsabrechnungen, Mahnwesen-Reports

• Event- & Terminunterstützung
  Alle Events und Termine büroseitig koordiniert, vorbereitet und dokumentiert 
  Interne Checklisten, Feedback Standortleitung

• Qualitätssicherung
  Bürointerne Prozesse mind. 1x pro Quartal hinterfragen und verbessern
  Dokumentierte Optimierungen

• Team-Support
  Standortleitung und Trainer werden bei Organisation und Kommunikation spürbar entlastet, Statistiken an entsprechende Bereiche fehlerfrei und pünktlich weitergeben
  Feedback im Team, interne Befragung

Kompetenzen & Verhaltensanker

Kompetenz - Beschreibung

• Struktur schaffen: Du denkst in Systemen, liebst Ordnung und bist der Fels in der Brandung.

• Klarheit in der Kommunikation: Du formulierst verständlich, freundlich und zielführend – schriftlich wie mündlich.

• Eigenverantwortung: Du brauchst keine ständige Kontrolle und übernimmst die Verantwortung für dein Arbeitsfeld.

• Kundenzentrierung: Du siehst die Eltern und Mitglieder als deine Kunden – lösungsorientiert, wertschätzend, schnell.

• Prozessbewusstsein: Du erkennst wiederkehrende Abläufe und willst sie besser machen – nicht nur erledigen.

• Technisches Verständnis: Du arbeitest sicher mit digitalen Tools (CRM, Mails, Cloud, Google Workspace, MS Office).

BENSO Core Values – gelebte Werte in der Rolle Büroangestellter (m/w/d)

BENSO Core Value: + So lebst du den Wert (Do’s)  - So verletzt du den Wert (Don’ts)

1. Verantwortung leben
   + Du arbeitest selbstorganisiert, hältst Zusagen ein, denkst vorausschauend. 
   - Du wartest auf Anweisungen, schiebst Verantwortung ab oder ignorierst To-dos.

2. Starke Gemeinschaft bauen          
   + Du arbeitest im Team, hilfst Kolleg:innen, gehst auf Eltern und Mitglieder zu.
   - Du arbeitest isoliert, ignorierst Team-Bedarf oder erzeugst unnötige Konflikte.

3. Meisterschaft anstreben 
   + Du reflektierst deine Arbeit, entwickelst Abläufe weiter und forderst Feedback ein.  
   - Du verharrst im Status quo, blockierst neue Ideen oder siehst Feedback als Kritik.

4. Disziplin zeigen      
   + Du bist pünktlich, zuverlässig, arbeitest strukturiert und gewissenhaft.              
   - Du bist unpräzise, nachlässig oder hältst Deadlines nicht ein.

5. Klarheit schaffen  
   + Du kommunizierst offen, sachlich, verständlich und mit Blick aufs Ganze.      
   - Du kommunizierst unklar, lässt Informationen weg oder machst Dinge komplizierter als nötig.

6. Wertschätzung leben         
   + Du behandelst alle mit Respekt, lobst gute Arbeit und bleibst auch bei Stress freundlich.    
   - Du wirkst abwertend, ungeduldig oder nimmst Unterstützung als selbstverständlich.

Erfolg in der Rolle bedeutet…

                  •               Das Büro läuft – spürbar, aber unaufgeregt.

                  •               Das Team fühlt sich entlastet, nicht kontrolliert.

                  •               Eltern und Interessenten erleben BENSO auch im Büro als professionell, menschlich und organisiert.

                  •               Die Geschäftsführung weiß: Auf dich ist Verlass – egal ob Dienstagvormittag oder drei Tage vor einem Event

Zusätzliche Benefits

• Nutzung unserer Kursangebote wie Kickboxathletics

• Vertrauensarbeitszeit

• Exzellente betriebliche Altersvorsorge on top

• Exklusives betriebliches Gesundheitssystem on top